Kolikrát týdně vyslovíš frázi „nemám čas“? A jak často ji od svého okolí slýcháš? Přepracovanost a nedostatek času ovládají jedenadvacáté století, ačkoli ve své podstatě vůbec neexistují. Za pocitem přepracovanosti prakticky vždy stojí neschopnost zorganizovat si svůj čas a neasertivita. Jak se těchto zlozvyků zbavit a začít konečně stíhat?
Seznam se s time managementem
Organizace času je nesmírně důležitá schopnost – nebo možná spíš umění. Pokud ji ovládáš, dokážeš si rozložit práci tak, abys vše stíhal, určit si priority a také si vybírat, do čeho se pustíš a které úkoly přenecháš jiným. V případě, že se ti v této oblasti nedaří, pravděpodobně se dříve nebo později dostaneš k už zmíněnému pocitu přepracovanosti. My rozhodně doporučujeme investovat vzácný čas efektivně: do osvojení zásad ke zvýšení produktivity. Jejich příjemným vedlejším účinkem je totiž snížení úrovně stresu ve tvém životě.
Time management spočívá v určení priorit
…ale jak je správně určit? Možná už tušíš instinktivně, co je pro tebe důležité a posouvá tě směrem k tvé vizi. Pokud ne, poradíme ti tři jednoduché principy, díky kterým si nastavíš priority snadno a rychle.
1. Osvoj si pravidlo 80/20
80 % tvého užitku (třeba splněných cílů) je výsledkem 20 % tvé činnosti. To říká tzv. Paretovo pravidlo, které je známé i jako pravidlo 80/20. Pokud chceš uspět a být efektivní, zaměř se zejména na oněch dvacet procent činností, které tě posouvají nejdál.
2. Vyhni se rozptýlením
Rozptýlení jsou všude. Novinky na sociálních sítích, kde se pořád něco děje, zábavné stránky, rozečtená knížka, kamarád lákající tě ven na pivko. Když těmto svodům podlehneš, sice ti bude chvíli fajn, ale za příjemné chvíle zaplatíš následným stresem a nestíháním úkolů. Používej zábavu jako motivaci nebo ve chvíli, kdy už opravdu nebudeš moct – jinak mají úkoly přednost. Pokud víš, že bez pauz to prostě nejde a potřebuješ chvilku na vypnutí a rozptýlení, počítej s nimi. Pokud máš k dispozici 4 hodiny třeba na učení a víš, že potřebuješ každých 30 minut desetiminutovou přestávku, připrav se, že studiu věnuješ pouze 3 hodiny čistého času.
3. Nauč se říkat „ne“
„Uděláš pro mě tohle?“, „Můžeš zařídit tamto?“ a „Tobě určitě nebude vadit, když…“ To jsou věty, které nemilosrdně vraždí tvoji výkonnost a vedou k pocitům přepracování, únavy a někdy až k vyhoření. Samozřejmě není nic špatného na pomoci kamarádce nebo vstřícném chování, dej si ale pozor, ať pořád plníš svoje cíle – ne cíle někoho jiného. Pokud nestíháš a opravdu si nemůžeš dovolit další úkol, neboj se to říct nahlas. Svět se nezblázní ani nezboří, ale ty se budeš mnohem méně stresovat.
Drobné návyky = vyšší produktivita
Při cestě k vyšší produktivitě nemusíš hned překopat celý svůj den ani začít plánovat každou minutu. Kouzlo spočívá spíš v drobných návycích, které ti zaberou chviličku, rychle si je osvojíš, ale ohromně ti pomůžou. Vybrali jsme pro tebe tři nejúčinnější:
1. Soustřeď se
Vypni na chvíli všechny e-mailové schránky, odnes telefon do jiné místnosti. Nenech další a další úkoly nebo informace, aby se k tobě valily ze všech stran. Namísto toho se soustřeď na to, co potřebuješ dokončit. Vytvoř si prostředí, ve kterém se ti bude dobře pracovat. Ujisti se, že ti není příliš horko (teplé prostředí má tendenci uspávat), že je místnost dobře vyvětraná a že sedíš tak, aby se ti dobře dýchalo. Uvidíš, že úkoly najednou budou odsýpat daleko rychleji.
2. Připrav se
Sedni každý večer ke svému diáři a věnuj zhruba 10 minut plánování dalšího dne. Na co se zaměříš? Jaký úkol bude tvůj hlavní a který naopak může počkat? Co tě čeká? Nezáleží na tom, jestli si vytvoříš časový plán nebo to-do list, důležité je, aby pro tebe zvolený systém fungoval.
3. Organizuj podle energie, ne času
Ráno máš dvě hodiny času před poradou a obědem, odpoledne tři hodiny před schůzkou a večer ještě hodinku před cestou do divadla. Že to zní jako správný způsob, jak si organizovat čas? Možná, ale zdaleka nepatří mezi nejefektivnější. Mnohem lepší je organizovat si den podle energie. Pokud ráno nevymyslíš ani souvislou větu, naplánuj si na ráno rutinní úkoly, u kterých se probereš. A odpoledne, kdy máš více tvůrčí energie a tvoje kreativita proudí, je správný čas na nové výzvy. Pokud správně odhadneš, kdy máš sílu a energii na určitou činnost, půjde ti mnohem lépe, než když se do ní budeš nutit v nesprávný čas.
